Obsah:
- Co je ISO 9001?
- Důvody, proč certifikovat organizaci pro ISO 9001
- Jak implementovat ISO 9001?
Co je ISO 9001?
Norma ISO 9001 (Systém managementu kvality) je mezinárodní standard, který organizacím všech typů umožňuje uspokojovat potřeby a požadavky zákazníků nebo zainteresovaných třetích stran, co se týká kvality organizací poskytovaných výrobků a služeb.
Norma je založena na těchto principech řízení kvality:
- zaměření na zákazníka,
- vedení a řízení,
- zapojení lidí,
- procesní přístup k řízení,
- systémový přístup k řízení,
- neustálé zlepšování,
- věcný přístup k rozhodování.
Tyto principy poskytují základ pro požadavky normy, které pokrývají širokou škálu témat včetně odpovědnosti managementu, řízení zdrojů, realizace produktu a měření, analýzy a zlepšování.
ISO 9001 může používat jakákoliv organizace, velká i malá, ať už ve veřejném, soukromém nebo dobrovolném sektoru a v jakékoliv zemi. Jde o nástroj, který lze přizpůsobit velikosti a povaze organizace bez ohledu na typ výroby nebo poskytovaných služeb. Je to nejpoužívanější norma z rodiny ISO 9000.
Přínosy certifikace systému managementu kvality podle normy ISO 9001
Certifikace podle ISO 9001 je dobrovolná a je na každé jednotlivé organizaci, aby se rozhodla, zda certifikaci bude či nebude pokračovat. Existuje národní legislativa, která může požadovat povinnou certifikaci, zejména u veřejných služeb a veřejných zakázek. Mnoho organizací však zjistilo, že získání certifikace podle standardu může přinést řadu výhod.
Zvyšuje spokojenost zákazníků
Zavedením jasných a účinných procesů a postupů pro řízení kvality vašich produktů a služeb můžete zajistit, že budete konzistentně uspokojovat potřeby vašich zákazníků podle jimi definovaných požadavků. To může vést ke zvýšení spokojenosti a loajality zákazníků. Certifikace podle ISO 9001 může vašim zákazníkům a dalším zainteresovaným stranám ukázat, že jste přijali interní závazek ke kvalitě svých produktů a neustálému zlepšování. To může zlepšit vaši pověst a pomoci vám vyniknout na trhu a zlepšit konkurenceschopnost.
Vede k úspoře nákladů
Implementace QMS vám může pomoci identifikovat a odstranit plýtvání a neefektivitu ve vašich procesech, což může vést k úsporám nákladů. Také vám může pomoci standardizovat tyto procesy a zlepšit komunikaci v rámci vaší organizace, což může vést ke zvýšení efektivity týmové práce a následnému zvýšení produktivity.
Zvyšuje efektivitu a rozhodování
QMS vám může pomoci zefektivnit vaše procesy a identifikovat příležitosti pro zlepšení, což může vést ke zvýšení efektivity a produktivity. Věcný přístup k rozhodování požadovaný normou ISO 9001 vám může pomoci činit informovanější rozhodnutí založená na datech.
Jak implementovat ISO 9001?
Implementace normy ISO 9001 do organizace zahrnuje několik níže uvedených kroků. Pokud se pro implementaci rozhodnete, vše pro vás zajistíme na klíč.
Krok 1. Rozsah systému řízení kvality (QMS)
Prvním krokem při implementaci QMS je určit, které procesy a činnosti budou pokryty systémem řízení kvality. To bude obvykle zahrnovat všechny procesy, které ovlivňují kvalitu produktů nebo služeb organizace. Není ovšem požadováno, aby pod systém řízení kvality byly zahrnuty veškeré činnosti organizace. V případě certifikace je pak rozsah systému uveden v příslušném certifikátu.
Krok 2. Politika kvality
Politika kvality je formální prohlášení, které demonstruje závazek organizace ke kvalitě své produkce a služeb a její přístup k jejímu dosažení. V kontextu ISO 9001 je politika jakosti klíčovým prvkem systému managementu kvality (QMS) a vyžaduje se, aby byla součástí řídící dokumentace organizace. Politika jakosti by měla být vytvořena s účastí vrcholového managementu a měla by vycházet z celkových obchodních cílů organizace a také potřeb a očekávání zákazníků a dalších zainteresovaných stran. Měla by být napsána jasným a stručným jazykem a sdělena všem zaměstnancům a příslušným externím stranám, optimálně zveřejněna na webu organizace. Politika jakosti by měla být pravidelně revidována a aktualizována, aby bylo zajištěno, že zůstane relevantní pro měnící se potřeby podniku. Měla by být také v souladu s ostatními zásadami a postupy organizace.
Krok 3. Závazek a odpovědnost managementu
Vedení organizace implementuje do stávající organizační struktury a vlastních směrnic odpovědnosti a pravomoci konkrétních osob nebo obecně u pracovních pozic. Určí jednotlivé role představitelů nejvyššího vedení a jmenuje odpovědné osoby za aktivní řízení kvality, včetně představitele vedení pro QMS. Tyto osoby musí získat jednoznačnou podporu vedení a musí mít přímý a rychlý přístup k nejvyššímu vedení pro sdělování zásadních informací týkajících se řízení kvality. Obecné zásady odpovědnosti a závazků musí být součástí příručky kvality organizace.
Krok 4. Příručka kvality
Příručka kvality je dokument, který popisuje systém managementu kvality organizace (QMS) a poskytuje přehled o jejích procesech a postupech pro řízení kvality. V kontextu ISO 9001 je příručka kvality klíčovým prvkem QMS a vyžaduje se, aby byla součástí řídící dokumentace organizace, tedy v písemné podobě. Příručka kvality by měla poskytovat přehled o QMS organizace, včetně jejích zásad, postupů a procesů. Měla by popisovat role a odpovědnosti zaměstnanců s ohledem na kvalitu a jak je kvalita v organizaci monitorována a kontrolována. Příručka kvality by měla být pravidelně revidována a aktualizována podle potřeb organizace. Musí být také v souladu s ostatními postupy a procesy řízení organizace.
Krok 5. Cíle kvality
Cíle kvality jsou konkrétní, měřitelné cíle, které si organizace stanoví, aby dosáhla své politiky kvality. Měly by být v souladu s celkovými obchodními cíli organizace a potřebami a očekáváními svých zákazníků a dalších zainteresovaných stran. Měly by být zavedeny na všech úrovních organizace. V kontextu ISO 9001 jsou cíle jakosti klíčovým prvkem systému managementu kvality (QMS) a je požadováno, aby byly dokumentovány jako součást dokumentace QMS. Měly by být konkrétní a měřitelné a měly by obsahovat cíle pro výkon a termíny pro jejich dosažení. Cíle kvality by také měly být pravidelně přezkoumávány a aktualizovány, aby bylo zajištěno, že zůstanou relevantní a dosažitelné. Příklady cílů kvality mohou zahrnovat snížení počtu stížností zákazníků, zlepšení dodacích lhůt nebo zvýšení efektivity určitého procesu. Stanovením cílů kvality a prací na jejich dosažení může organizace prokázat svůj závazek k neustálému zlepšování a své zaměření na uspokojování potřeb svých zákazníků.
Krok 6. Procesy řízení kvality
Dalším krokem je identifikovat a zdokumentovat procesy, které tvoří QMS. To zahrnuje určení způsobu, jak je každý proces prováděn a jak je monitorován a kontrolován, aby byla zajištěna jeho účinnost. Procesy jsou vždy konkrétní v dané organizaci, norma však stanovuje povinné obecné procesy pro všechny typy organizací:
- Odpovědnost managementu - zahrnuje závazek vrcholového managementu k rozvoji a implementaci QMS, stejně jako přidělení odpovědností a pravomocí v rámci organizace.
- Řízení zdrojů - zahrnuje poskytování nezbytných zdrojů, jako je personál, infrastruktura a vybavení, na podporu QMS.
- Realizace produktu - zahrnuje procesy spojené s navrhováním, vývojem a dodáváním produktů nebo služeb, které splňují požadavky zákazníků.
- Měření, analýza a zlepšování - zahrnuje procesy pro monitorování a měření výkonnosti QMS, analýzu dat a přijímání nápravných a preventivních opatření pro neustálé zlepšování QMS.
Krok 7. Školení
Interní školení implementace požadavků ISO 9001 musí být navrženo tak, aby zaměstnancům organizace pomohlo pochopit, zavést a udržovat systém managementu kvality. Školení obvykle pokrývá principy a postupy managementu kvality, stejně jako specifické požadavky normy a jak je aplikovat v organizaci. Může být přizpůsobeno specifickým potřebám organizace a může být poskytován na různých úrovních, od vrcholového managementu, středního managementu až po řadové zaměstnance.
Některá z témat, která mohou být zahrnuta v interním školení pro implementaci ISO 9001, jsou:
- Účel a výhody QMS
- Struktura a požadavky normy ISO 9001
- Principy managementu kvality, včetně zaměření na zákazníka, neustálého zlepšování a vedení
- Procesy a postupy, které tvoří QMS, včetně odpovědnosti za řízení, řízení zdrojů, realizace produktu a měření, analýzy a zlepšování
- Jak udržovat a neustále zlepšovat QMS
- Jak měřit efektivitu QMS a identifikovat příležitosti ke zlepšení
Organizace zahrne pravidelná školení do vlastního systému plánovaných školení. Školení nesmí být formální.
Krok 8. Interní audity
Interní audity jsou důležitou součástí normy ISO 9001. Zahrnují přezkoumání a vyhodnocení účinnosti systému managementu kvality organizace (QMS), s cílem zjištění souladu s požadavky normy a vlastními zásadami a postupy organizace. Interní audity obvykle provádí tým vyškolených interních auditorů, kteří znají požadavky normy ISO 9001 a QMS organizace. Mohou přezkoumávat různé aspekty QMS, včetně procesů, dokumentace a záznamů organizace. Cílem interního auditu je identifikovat oblasti, kde QMS nesplňuje požadavky normy nebo kde mohou být příležitosti ke zlepšení.
Interní audity mohou být cenným nástrojem pro identifikaci a řešení jakýchkoli slabin v QMS a pomáhají organizaci neustále zlepšovat kvalitu jejich produktů a služeb. Obvykle se provádějí plánovaně a pravidelně, minimálně jednou ročně, aby se zajistilo, že QMS zůstane účinný a aktuální.
Krok 9. Reporting, monitorování, vyšetřování a přezkoumání
Reporting označuje proces shromažďování a sdílení informací o systému managementu kvality (QMS) a jeho výkonnosti. To může zahrnovat věci, jako jsou stížnosti zákazníků, neshody (problémy s produkty nebo službami, které nesplňují stanovené požadavky) a údaje o výkonu. Cílem reportingu je poskytnout přehled vrcholovému i střednímu vedení o QMS a identifikovat případné problémy nebo příležitosti ke zlepšení.
Monitorováním se rozumí průběžné hodnocení QMS, aby bylo zajištěno, že funguje efektivně a splňuje cíle kvality organizace. To může zahrnovat sledování klíčových ukazatelů výkonu (KPI) a dalších metrik souvisejících s kvalitou, jako je spokojenost zákazníků, míra závad a výkon jednotlivých procesů.
Vyšetřování se týká procesu identifikace hlavní příčiny problému nebo problému a určení, jak jej řešit. To může zahrnovat analýzu dat a provedení analýzy hlavních příčin s cílem identifikovat základní faktory, které přispěly k problému.
Přezkoumáváním se rozumí proces hodnocení účinnosti QMS a identifikace příležitostí ke zlepšení. To může zahrnovat provádění interních auditů a přezkoumání managementu za účelem posouzení výkonnosti QMS a určení oblastí, které je třeba řešit.
Krok 10. Nápravná opatření a neustálé zlepšování
Norma vyžaduje, aby organizace měla zavedené procesy pro identifikaci a řešení jakýchkoli problémů nebo problémů, které se vyskytnou v jejich provozu. To zahrnuje implementaci nápravných opatření, což jsou opatření přijatá k nápravě problému nebo neshody (problém s produktem nebo službou, které nesplňují stanovené požadavky). Nápravná opatření by měla vycházet z hlavní příčiny problému nebo neshody a měla by být navržena tak, aby v budoucnu zabránila výskytu podobných problémů. Aby byla nápravná opatření účinná, měla by být provedena co nejdříve po zjištění problému a měla by být zdokumentována a sledována, aby bylo zajištěno, že budou ukončena včas.
Kromě implementace nápravných opatření norma také vyžaduje, aby organizace neustále zlepšovaly svůj systém managementu kvality (QMS). To zahrnuje identifikaci a implementaci příležitostí ke zlepšení, stejně jako pravidelné přezkoumávání a hodnocení účinnosti QMS. Neustálého zlepšování lze dosáhnout různými prostředky, jako je implementace nových procesů nebo technologií, školení zaměstnanců a shromažďování a analýza zpětné vazby od zákazníků.